Situação cadastral do CNPJ: ativa, inapta, suspensa e baixada

O que é a situação cadastral do CNPJ?

A situação cadastral do CNPJ é a informação da Receita Federal que diz se a inscrição de um estabelecimento está regular, com pendência, encerrada ou anulada. Ela vale para cada estabelecimento: a matriz pode estar Ativa e uma filial estar Baixada. As regras estão na Instrução Normativa RFB nº 2.119, de 2022, que trata do cadastro.

A situação aparece no comprovante de inscrição que a própria Receita emite e em qualquer consulta que use a base pública do CNPJ. Junto dela vêm três campos que ajudam a entender o caso: a data da situação, o motivo da situação e, quando existe, a situação especial.

Muita gente lê "Ativa" como sinônimo de empresa saudável. Não é. Uma empresa Ativa pode ter dívida ativa alta, sanção em lista restritiva ou dezenas de processos. A situação cadastral responde só se o cadastro está em ordem com a Receita.

Quais são as 5 situações cadastrais e o que cada uma significa?

A Receita Federal usa cinco situações cadastrais para o CNPJ: Ativa, Suspensa, Inapta, Baixada e Nula. Cada uma tem causas e consequências diferentes, e só a Ativa permite operar sem restrição. A tabela abaixo resume o significado e o peso de cada situação no score do Puxa Dados.

Ativa

Ativa é a situação de quem está com o cadastro em dia. A empresa emite nota, abre conta e participa de licitação, desde que cumpra as outras exigências de cada caso. É a única situação que não soma pontos no score.

Suspensa

Suspensa indica uma pendência cadastral. Os casos mais comuns envolvem dados que precisam ser validados ou atualizados. Na prática, a empresa precisa regularizar o cadastro para voltar a Ativa, e até lá terceiros costumam recusar negócios com ela.

Inapta

Inapta é a situação de quem deixou de entregar declarações obrigatórias à Receita ou não foi localizado no endereço informado. Empresa Inapta tem dificuldade para emitir nota fiscal e não obtém certidão negativa. Para quem vende a prazo ou antecipa recebíveis, é um sinal de que a empresa pode ter parado de operar.

Baixada

Baixada significa que a inscrição foi encerrada. A baixa pode ser pedida pelos sócios ou feita de ofício pela Receita, por exemplo depois de um longo período como Inapta. Uma empresa Baixada não deveria estar emitindo notas nem assinando contratos.

Nula

Nula indica que a Receita anulou a inscrição, ou seja, considerou o próprio cadastro inválido. É a situação mais rara e, para quem faz negócio, a mais grave: o CNPJ não deveria existir.

Onde ver o motivo, a data e a situação especial?

O motivo, a data e a situação especial ficam no cadastro da empresa e aparecem tanto no comprovante da Receita quanto na seção "Cadastro" do relatório do Puxa Dados. Esses três campos explicam a situação: desde quando ela vale, por que a Receita a aplicou e se há falência ou recuperação em curso.

A data da situação mostra há quanto tempo a empresa está naquele estado. Uma empresa Ativa desde a abertura conta uma história diferente de uma empresa que voltou a Ativa há dois meses depois de anos Inapta.

O motivo da situação traz a causa registrada pela Receita, como extinção por encerramento ou omissão de declarações. Em situações diferentes de Ativa, vale ler esse campo antes de concluir qualquer coisa.

A situação especial aparece quando a empresa está em falência, recuperação judicial, recuperação extrajudicial ou liquidação. No Puxa Dados, qualquer uma delas soma +30 pontos, seja pela informação da Receita, seja pelo nome da empresa. Uma empresa pode estar Ativa e em recuperação judicial ao mesmo tempo.

Como ver a situação cadastral de um CNPJ no Puxa Dados?

A situação cadastral aparece em dois lugares no Puxa Dados: na ficha pública da empresa, aberta para qualquer pessoa, e no relatório da consulta. A ficha pública mostra a situação e a data; o relatório completo acrescenta o motivo, a situação especial e o efeito no score.

Na ficha pública

A ficha pública fica em puxadados.com/empresa/ seguido dos 14 números do CNPJ. No topo há um selo com a situação, verde quando é Ativa. No painel "Ficha cadastral", o campo "Situação cadastral" traz a situação e a data, no formato "Ativa desde dd/mm/aaaa". A ficha também diz se o estabelecimento é matriz ou filial e informa o mês de referência da base da Receita.

No relatório

No relatório, o selo da situação fica no cabeçalho, ao lado do CNPJ. A seção "Cadastro" mostra "Data da situação", "Situação especial" e "Motivo da situação", além de natureza jurídica, porte e capital social. Se a situação somou pontos, o sinal aparece em "Sinais de risco", com a fonte e a data da base.

Para fazer a consulta, veja como puxar um CNPJ. Se você só tem o nome da empresa, o guia como encontrar o CNPJ pela razão social mostra a busca por "Razão social".

Como a situação cadastral pesa no score de risco?

A situação cadastral pesa no score do Puxa Dados de três formas: Suspensa ou Inapta soma +25 pontos, Baixada ou Nula entra como sinal crítico e situação especial soma +30. Sinal crítico leva o relatório direto para a faixa alta, com score mínimo de 61, mesmo que nenhum outro sinal apareça.

O peso das pendências entra na categoria de cadastro, que soma com sanções, dívida, processos e PEP até o máximo de 100 pontos. Uma empresa Inapta com dívida ativa em cobrança acima de R$ 10.000, por exemplo, soma +25 pela situação e +15 pela dívida, chegando a 40, faixa média.

Além da situação da própria empresa, o relatório olha os sócios. Se um sócio tem outras empresas inaptas ou suspensas, ou três ou mais empresas baixadas, entra um sinal de +10. E um sócio que entrou há até 365 dias e tem empresa Baixada soma +20. O artigo score de risco de empresa explica todos os sinais e os tetos.

O que é a janela fiscal do relatório?

A janela fiscal é uma estimativa do Puxa Dados para a chance de a situação cadastral de uma empresa Ativa piorar nos próximos meses. Ela aparece na coluna lateral do relatório completo com um selo de probabilidade e a frase "Probabilidade de a situação cadastral se deteriorar nos próximos N dias".

A conta usa sinais que costumam anteceder uma suspensão ou inaptidão: dívida, endereço com muitas empresas, situação especial, processos trabalhistas, registro no CNIA, sanção crítica e o padrão laranja temporal. O resultado sai em quatro níveis.

A janela fiscal não aparece quando a empresa já está Inapta ou Suspensa, porque aí a deterioração já aconteceu. O próprio relatório avisa que é uma heurística baseada nos sinais atuais, e não uma predição estatística.

Como saber quando a situação de um cliente mudar?

A forma de saber quando a situação cadastral de um cliente ou fornecedor muda é colocar o CNPJ no Monitor do Puxa Dados. O monitor verifica cada empresa toda semana e manda e-mail quando a situação muda, junto com outras mudanças como entrada ou saída de sócio, faixa de risco ou dívida ativa.

O Monitor faz parte dos planos Starter, com até 5 CNPJs, e Essencial, com até 20. Para adicionar, abra "Monitor", cole os números em "Cole um ou mais CNPJs, separados por vírgula" e clique em "Monitorar". A primeira verificação registra a foto inicial; as seguintes comparam com ela. O passo a passo está em monitorar CNPJs de clientes e fornecedores.

Uma empresa que passa de Ativa para Inapta raramente avisa os parceiros. Para quem tem contrato recorrente, descobrir isso numa checagem semanal costuma ser bem melhor do que descobrir na hora de cobrar. Veja os planos em preços.