Homologação de fornecedores com dados públicos: passo a passo

O que é homologação de fornecedores?

Homologação de fornecedores é a etapa em que a empresa confere se um fornecedor pode entrar no cadastro de compras antes de receber o primeiro pedido. Ela costuma ter uma parte técnica, de qualidade e capacidade de entrega, e uma parte de risco, que olha a situação legal, fiscal e reputacional do fornecedor.

Este guia trata da parte de risco, a que pode ser feita com dados públicos a partir do CNPJ. Ela responde perguntas como: a empresa existe e está regular? Foi punida pelo poder público? Deve à União? Quem são os sócios e o que mais eles têm? Qualidade, preço e capacidade continuam sendo avaliados pela área técnica.

Por que homologar fornecedores com dados públicos?

Homologar com dados públicos reduz o risco de contratar uma empresa punida, irregular ou de fachada, e deixa registrado que a empresa tomou cuidado antes de contratar. Esse registro pesa numa auditoria interna, numa due diligence de investidor e em investigações sobre corrupção.

A Lei nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, responsabiliza a pessoa jurídica de forma objetiva por atos lesivos contra a administração pública praticados em seu interesse ou benefício. Na prática, a empresa responde mesmo sem ter tido a intenção, inclusive por atos de terceiros que agem em seu nome. O Decreto nº 11.129/2022, que regulamenta a lei, lista entre os parâmetros de um programa de integridade as diligências na contratação e na supervisão de terceiros, como fornecedores.

Há também o risco operacional. Um fornecedor com a inscrição suspensa pode ter dificuldade para emitir nota fiscal, e um com dívida alta e crescente pode deixar de entregar no meio do contrato.

O que checar em cada fornecedor?

A checagem de risco de um fornecedor cobre cinco blocos: cadastro na Receita Federal, sanções, dívida ativa, quadro societário e sinais de estrutura, como endereço e idade da empresa. A tabela resume o que procurar em cada um.

O trabalho de cruzar cada sócio com cada lista é o mais demorado quando feito à mão. O guia sobre CEIS, CNEP, CEPIM e CEAF explica o que cada cadastro significa, e o de como ver os sócios de uma empresa mostra o que olhar no quadro societário.

Como definir critérios de corte?

Critérios de corte são regras escritas que dizem o que acontece com o fornecedor conforme o resultado da checagem. Sem eles, cada analista decide de um jeito e a homologação vira opinião. Com eles, a decisão fica rastreável e igual para todos.

Uma forma simples é usar as faixas do score de risco do Puxa Dados, que vai de 0 a 100. A tabela abaixo é uma sugestão de política, não uma regra da plataforma; ajuste à sua realidade e ao valor dos contratos.

Uma sanção crítica vigente, com confiança alta, soma 30 pontos e leva o relatório direto para a faixa alta, qualquer que seja o resto. Entram nesse grupo CEIS, CNEP, CEPIM, TCU, a lista de trabalho escravo do MTE, os embargos do IBAMA e as listas OFAC, ONU, União Europeia e Reino Unido. O guia de como ler o score de risco traz todos os sinais e pontos.

Como fazer a homologação no Puxa Dados?

No Puxa Dados, a homologação de um fornecedor leva poucos minutos: você consulta o CNPJ, libera o relatório completo, lê os sinais, baixa o PDF e junta ao dossiê. Antes do primeiro fornecedor, crie a conta e confirme o e-mail.

Passo 1: consulte o CNPJ

No painel, em "Consultar", escolha a pílula "CNPJ" e digite o número. Marque a declaração "Declaro uma relação comercial com a empresa consultada." e clique na seta. Se só tiver o nome do fornecedor, use a pílula "Razão social", como mostra o guia de como encontrar o CNPJ pela razão social. A finalidade fica gravada no registro como "Verificar a empresa antes de comprar ou contratar".

Passo 2: libere o relatório completo

Sem plano, o relatório sai na versão grátis, com o cadastro, a faixa de risco e a contagem de sinais e sócios. Para a homologação você precisa do detalhe: clique em "Liberar relatório" e escolha pagar R$ 9,90, usar 1 crédito ou usar a franquia de um plano mensal.

Passo 3: leia os sinais e o quadro societário

Comece pela seção "Sinais de risco", que mostra cada sinal com a fonte, os pontos e o nível de confiança. Depois leia "Para conferir, sem pontos", onde ficam as possíveis correspondências só por nome, que precisam de checagem manual. Em seguida veja "Quadro societário", "Dívida ativa da União e do FGTS" e "Mesmo endereço". O guia de como ler o relatório completo explica cada seção.

Passo 4: registre a decisão e baixe o PDF

Clique em "Baixar PDF" e anexe o arquivo ao cadastro do fornecedor. Anote junto a decisão, o critério usado e, se for o caso, a justificativa. Se um sócio foi confundido com um homônimo, use "Corrigir sócio confundido com homônimo" para registrar um adendo datado, que fica na seção "Adendos".

Passo 5: compare fornecedores concorrentes

Quando vários fornecedores disputam o mesmo pedido, a lista de relatórios tem o bloco "Comparar relatórios lado a lado". Marque de 2 a 6 relatórios e clique no botão "Comparar N", em que N é a quantidade marcada. A tela coloca lado a lado situação, faixa, score, abertura, capital, dívida em cobrança, processos e sinais críticos.

Como documentar a homologação para auditoria?

Documentar a homologação é guardar, para cada fornecedor, o que foi consultado, quando, por quem e qual foi a decisão. O PDF do relatório já traz boa parte disso: data e hora de emissão, usuário, finalidade e um hash SHA-256 do conteúdo, com QR code para conferência.

O relatório não muda depois de emitido. Correções entram como adendos com data, que não alteram o score nem o hash. Isso permite mostrar a um auditor, meses depois, exatamente o que se sabia sobre o fornecedor no dia da aprovação. Qualquer pessoa pode conferir o PDF pelo QR, como mostra o guia de verificação de autenticidade do relatório.

Um dossiê mínimo por fornecedor costuma ter:

• o PDF do relatório com data de emissão;
• a decisão, o critério aplicado e o nome de quem aprovou;
• a justificativa escrita, quando o fornecedor foi aprovado fora da faixa baixa;
• os documentos pedidos ao fornecedor para esclarecer sinais;
• a data da próxima revisão.

O PDF tem também a seção "Cobertura e limitações". Ela lembra que o relatório não cobre protestos em cartório, cadastros de crédito, cadastros estaduais e municipais, bens e processos sob segredo de justiça. Se a sua política exige algum desses itens, consulte as fontes próprias e junte ao dossiê.

Como acompanhar fornecedores já homologados?

Acompanhar fornecedores homologados é a parte que mais falha nas empresas: o fornecedor é aprovado uma vez e nunca mais é olhado. Uma empresa limpa no dia da homologação pode entrar numa lista de sanções ou ficar inapta meses depois, com contrato em andamento.

Nos planos mensais do Puxa Dados, o monitor verifica cada CNPJ toda semana: até 5 empresas no Starter e até 20 no Essencial. Quando muda a situação cadastral, um sócio, uma lista restritiva, a dívida ou a faixa de risco, a equipe recebe um e-mail. O guia de como monitorar CNPJs mostra a configuração.

Para fornecedores fora do monitor, uma revisão periódica funciona: emita um relatório novo antes de renovar o contrato ou de aumentar o volume de compras. Os preços dos planos estão na página de preços.

Quais erros evitar na homologação?

Os erros mais comuns na homologação de risco são confiar só na situação cadastral, ignorar os sócios e tratar um cruzamento por nome como fato. Cada um deles leva a aprovar quem não deveria ou a reprovar um fornecedor bom por engano.

Alguns cuidados práticos:

1. Não pare no "ativa". O cadastro regular não diz nada sobre sanções, dívida ou sócios.
2. Olhe os sócios, não só a empresa. Uma empresa nova pode ser a continuação de outra que fechou com problemas.
3. Separe confiança alta de média. No relatório, só os cruzamentos de confiança alta somam pontos; os de confiança média ficam em "Para conferir" e precisam de checagem manual.
4. Veja se o score é parcial. Quando uma fonte não respondeu, o relatório marca o score como parcial e mostra qual fonte faltou. Nesse caso, repita a consulta mais tarde.
5. Date tudo. Uma homologação sem data não prova que a checagem aconteceu antes da contratação.

Se o fornecedor for também um cliente que vai comprar a prazo, o checklist de como saber se uma empresa é confiável complementa este guia.